Le cellulaire n’est plus un téléphone dans sa fonction première, mais un ordinateur à portée de main, pour ne pas dire toujours dans les mains, outil de communication fantastique, efficace et rapide. Or, sa rapidité et sa facilité créent parfois des malaises, voir nuisent à votre image professionnelle ou affectent négativement toute l’entreprise.

Dans mes rencontres avec les gens d’affaires, ce commentaire me revient souvent :
« je n’aime pas que mes clients m’envoient des textos, est-ce correct? » Je réponds ceci : « Ma première intervention avec une cliente ou un client est de déterminer de quelle façon nous communiquerons ensemble ».

Si le texto ne fait partie de vos choix, il faut le préciser à votre interlocuteur. Beaucoup de malaises se produisent parce que nous n’avons pas osé établir nos préférences d’abord.

Nous croyons à tort que nous avons tous la même ligne de pensée ou que nous sommes naturellement adeptes du gros bon sens.

Voici mon petit code étiquette techno :

1. Commencez par une bonne communicationEn début de relations d’affaires, vous discutez des attentes de part et d’autre, incluant des façons de communiquer et de leur fréquence. Si l’on se met d’accord pour l’envoi de textos, pensez que plusieurs envois consécutifs sont un irritant et peuvent donner l’image d’une mauvaise organisation.
2. Présentez-vousUn premier envoi de texto demande de se présenter afin de situer la personne qui le reçoit.
3. Respectez la vie privéeEn affaires, je ne téléphone pas à mes clients après les heures de fermeture du bureau. Concernant les textos, c’est le même principe d’étiquette qui prévaut, à moins que nous ayons demandé, auparavant, la permission de le faire plus tard.
4. Soyez bref ou utilisez une autre possibilitéLe texto est court : une ou deux phrases. La majorité des écrans sont petits. C’est très désagréable de faire défiler un texte trop long. Plutôt, choisissez l’appel téléphonique. Sinon, le courriel sera préférable si le texte exige plusieurs lignes.
5. Oups!Que de malaises! Le texte est envoyé, mal rédigé, plein de fautes d’orthographe, difficile à déchiffrer…et j’en passe! Vous aviez l’intention d’écrire « parfait » à votre collègue ou client; malheureusement, c’est « pas fait » qu’il va lire!!! Voici un bon conseil : désactivez l’option de correction automatique de votre téléphone. Cela vous évitera bien des maux de tête. Prenez le temps de vous relire. Si, par mégarde, une situation délicate survient, téléphonez pour présenter vos excuses.

Appliquez la règle d’or : « traitez les autres comme vous aimeriez être traité vous-même! »

Line Lavoie
Directrice

Voici les phrases qui ont fait partie de mon enfance : « Ne prends pas trop de place; ne fais pas trop de vagues; ne te mêle pas de la conversation des grandes personnes; ne sois pas effrontée; tiens-toi correctement, etc. ». Peut-être que le fait de les lire vous rappelle de mauvais souvenirs et vous fait sourire…

Chaque fois que je voulais aller vers les gens pour me présenter et leur serrer la main, où simplement pour jaser avec eux, j’avais cette hésitation, à savoir si je pouvais le faire sans déranger ou prendre trop de place. Le résultat à cette hésitation a été de susciter ces impressions : « Elle ne vient pas facilement vers les gens, elle est froide, pas facile d’approche. Par contre, quand on la connaît, elle est très sympathique ». Bien sûr, cela me faisait beaucoup de peine et me choquait.

Un jour, j’ai décidé que c’est moi qui irais vers les gens, j’ai arrêté d’attendre de voir dans leurs yeux le signal non verbal que je pouvais poser ce geste.

Alors, main devant, avec le plus beau sourire, le contact se fait facilement. J’ai arrêté d’avoir peur et, par magie, cela contribua à ma réussite, car je devais tisser des liens avec les autres.

Personne ne nous refuse de geste de courtoisie qui démontre notre savoir-faire et notre confiance.

Line Lavoie
Formatrice accréditée

Juillet 2011

Je reçois un appel d’une dame de l’extérieur de ma région qui me demande «Vous connaissez Madame ….. elle est votre amie sur Facebook». Elle me transmet plein de détails sur sa carrière professionnelle pour vérifier que l’on parle bien de la bonne personne et je lui confirme que oui, je la connais personnellement.

Elle m’explique qu’elle a mandaté les services de cette dame pour son entreprise et que mon ami Facebook a envers elle des documents importants et confidentiels. Elle essaie de la joindre depuis deux semaines sans succès…. Elle ne l’a pas rencontré en personne, la panique s’installe et craint la fraude. Elle va même jusqu’à s’informer auprès de la GRC et est prête à porter plainte!

Au dire de la dame la GRC lui aurait recommandé de chercher auprès de ses amis Facebook pour réussir à la joindre. J’ai pu les mettre en communication et l’histoire se termine bien, car elle était simplement en vacances…..

En affaires peut-on se fier au « gros bon sens »?

En affaires « vous êtes le message » et votre savoir-faire est votre carte de visite la plus précieuse.

1.  À l’aire de la rapidité, vous avez quatre heures pour faire vos suivis téléphoniques et répondre à vos courriels.
2. Refaire tous les jours, si nécessaire votre message sur votre système de messagerie vocale si vous devez être absent de votre bureau.
3. Installer un système de réponse automatique à vos courriels « absent du bureau » si vous ne pouvez répondre à vos courriels plus d’une journée.
4. Demander et faire accepter un délai supplémentaire, si nécessaire, pour remettre vos dossiers complétés.
5. Malgré la communication web 2.0, rencontrer un client face à face et lui serrer la main demeure un atout important pour tisser des liens de confiance.
6. Les réseaux sociaux ne remplacent pas les 5 à 7 réels. Servez-vous des médias sociaux pour les inviter à vos événements.
7. Ne pas supposer :« ils vont savoir que je vous êtes en vacances, nous sommes en juillet». Si votre client est en état d’urgence, il ne se dira pas que vous avez droit à des vacances….il est possible qu’il panique,  contact la GRC ou essaie de vous joindre par l’intermédiaire de vos amis Facebook qui pourraient nuire selon le cas à votre image professionnelle.

Les médias sociaux sont une fenêtre extraordinaire pour créer des contacts autant personnels et professionnels. Avec le web 2.0, nous entrons dans l’aire de la nouvelle communication et de l’image.

Voici un extrait du bulletin étiquette express de l’École International d’étiquette et de protocole de juin 2010 que vous pourrez consulter à l’adresse suivante http://bit.ly/dttjcO

« Des statistiques américaines affirment que 86% des recruteurs professionnels consultent les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, et Myspace pour recruter ou en apprendre davantage sur les candidats et 44 % de ces recruteurs ne les retiendront pas si leur profile laissent à désirer.»

( Source : communiqué de presse The Protocol School of Washington, 2 juin 2010).

Évitez donc de tomber dans le piège de la facilité et de la vulgarité :

 1 : Vos photos

Vos futurs employeurs ou clients ne tiennent sûrement pas à trouver des photos gênantes de vous en vacances, une bouteille de bière à la main et dansant le limbo.

2 : Votre profil

Ce que vous écrivez dans votre profil devrait renforcer ce que vous écrivez dans votre C.V. et non le contraire.

3. Vos écrits

N’écrivez rien contre votre employeur actuel, collèges, clients et autres sujets négatifs. Arrêtez de dire, à compter du lundi matin, que vous avez hâte au vendredi. Soyez plutôt subtil.

4.N’oubliez pas que les réseaux sociaux peuvent vous aider à obtenir un emploi ou un contrat. Malheureusement, ils peuvent détruire une réputation et vous faire perdre de belles opportunités d’affaires.

Les bonnes manières en affaires et les réseaux sociaux font partie des outils de travail modernes.

 Line Lavoie

Formation Line Lavoie

Cet été, j’ai eu le plaisir et beaucoup rit….en faisant la lecture d’un manuel datant de 1948 « Le manuel de l’étiquette » Éditions de l’Action catholique.

Mon objectif en vous écrivant ces quelques lignes est de vous faire rire et de vous relater « le bon vieux temps ».

Premièrement à l’époque on ne parlait pas d’étiquette des affaires c’est seulement dans les années 1980 que le terme a pris tout son sens. Je cite « il y a deux sortes d’étiquette : l’étiquette de cour et étiquette des salons.» Les bonnes manières étaient enseignées seulement à la bourgeoisie….de là, la réputation snob des bonnes manières. Aujourd’hui heureusement tout le monde a accès à l’enseignement des bonnes manières autant sociales qu’ en affaires. Je cite « dans le monde des affaires il existe certaines formalités et on ne s’y conduit pas comme dans un salon. Il va de soi que, là comme ailleurs, la charité et la bienveillance devraient régir toutes les relations, mais là plus qu’ailleurs, l’intérêt entre en jeu.» Aujourd’hui on parle du «gros bon sens et de respect » avant on parlait de charité!

Pour faire sourire nos adjointes d’aujourd’hui que l’on nommaient «secrétaires particulières » voici :

Je cite « La courtoisie ne doit pas être l’apanage des seuls employés : tous doivent l’observer, du président jusqu’au moindre chasseur. Elle doit exister aussi bien entre collègues qu’entre employés et gens de l’extérieur. En principe, pour ne pas oublier ses bonnes manières dans les grandes occasions, on doit les mettre en pratique dans les petites. Cette qualité de la courtoisie doit se manifester surtout de supérieur à inférieur!» Je suis d’accord et c’est toujours à la mode!

«Le patron prendra la peine de la remercier Lire la suite →