Les portables en réunion

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La réunion débutera dans quelques minutes. Les participants arrivent et, en s’assoyant, mettent leur téléphone cellulaire, leur tablette ou leur ordinateur bien en vue sur la table. Certains adeptes ne peuvent plus vivre sans leurs portables. Si le fait de posséder un téléphone cellulaire a déjà été un signe de réussite, ça ne l’est plus de nos jours. Le seul moment où il est permis de sortir son téléphone cellulaire est lorsque vous attendez un appel important qui a un rapport avec les sujets discutés pendant la réunion. Quant à la tablette ou l’ordinateur, vous pouvez l’utiliser pour prendre des notes, si le type de réunion le permet. Il faut alors en informer la personne qui préside la réunion. Voici quelques règles à suivre

1. Annoncer ses couleurs

Le responsable mentionnera en tout début d’assemblée : « Merci de mettre votre téléphone en mode « vibration ». Pour certaines personnes dépendantes, le fait de demander d’éteindre leur téléphone apparaîtrait trop brutal. Le responsable indiquera l’heure des pauses ou la durée de la réunion et mentionnera : « Vous pourrez prendre vos messages durant les pauses prévues ou à la fin de la réunion. » Il est toutefois possible que quelqu’un n’ait pas obtempéré à cette demande et qu’une sonnerie retentisse, dérangeant ainsi tous les participants. Le responsable et les gestionnaires doivent prêcher par l’exemple. Les règles d’étiquette en réunion précisent que les seuls items permis sur la table sont l’agenda de la réunion et les autres documents qui sont distribués pour les fins de la réunion. Si le responsable est d’accord pour que les gens prennent des notes sur leur tablette ou ordinateur, il le dira dès le début de la réunion.

2. Détecter le manque d’intérêt de certaines personnes

Quelqu’un qui joue avec son cellulaire n’est vraiment pas intéressé à assister à la réunion. Ce type de personne risque de ne plus faire partie des réunions et c’est tant mieux. Il s’agit là d’un signe de communication non-verbale assez fort.

Si j’étais un gestionnaire témoin d’une telle attitude, je me poserais des questions. Devrais-je inviter cette personne lors d’une prochaine réunion? Aurait-elle dû assister à cette réunion? À quel moment de la réunion a-t-elle commencé à pianoter sur son cellulaire? At-elle commencé lorsqu’un sujet particulier a été discuté? Ou encore lorsqu’une personne précise a commencé à parler? Il faut être à l’écoute de ces signes, souvent très révélateurs du manque d’intérêt de certains participants.

3. Revenir à la charge

Répétez vos consignes à chacune des réunions. Le fait d’arrêter la présentation et de regarder la personne fautive la ramènera à l’ordre et celle-ci rentrera vite dans le rang.

Si elle ne réagit pas, parlezlui durant la pause et rappelez-lui que c’est à ce moment qu’elle doit consulter son portable et non durant la réunion.

Conclusion : utilisez le système GBS (gros bon sens), respectez les gens, ne soyez pas égoïste, pensez aux autres et on vous respectera en retour. Appliquez les mêmes règles lorsque vous assistez à

des formations.