Comme le mois d’avril est consacré au personnel de bureau, j’ai pensé vous offrir un miniguide de politesse au bureau en 20 points. Voici quelques règles d’étiquette à observer. Si vous respectez déjà ces règles, vous êtes sûrement très apprécié(e) de la part de vos collègues. Si vous avez certains points à améliorer, profitez-en pour faire le bilan. Il n’est jamais trop tard pour s’améliorer.
1. Saluez vos collègues en arrivant au travail et en partant. Saluez aussi les personnes que vous croisez à l’extérieur du bureau. Saluez les visiteurs qui attendent à la réception. Affichez un sourire, faites un signe de la main, regardez les gens. Les gens sont plus importants que tout.
2. Accueillez les visiteurs chaleureusement. Accordez-leur toute votre attention en laissant vos problèmes derrière vous.
3. Souriez lorsque vous êtes au téléphone, c’est magique et cela s’entend! Ne faites pas trois choses à la fois, cela aussi s’entend.
4. Utilisez des mots magiques comme : bonjour, merci et au revoir.
5. Ne raccrochez pas brusquement le téléphone. N’oubliez pas que c’est l’appelant qui raccroche en premier.
6. Gardez votre environnement de travail le plus zen possible. Évitez les autocollants sur les murs, photos, dessins d’enfants. Un dessin c’est charmant, dix c’est trop. Votre environnement est le reflet de votre personnalité. Pensez-y !
7. Ne claquez pas les portes et tournez la langue sept fois plutôt qu’une avant de parler.
8. Respectez l’environnement de travail de vos collègues. Parlez moins fort, ne faites pas de bruit. Le coin réservé au photocopieur n’est pas un endroit de loisir. Il y a des gens qui travaillent tout autour.
9. N’envahissez pas l’espace de travail de vos collègues. Soyez discret. Si votre collègue est au téléphone et que vous devez lui parler, quittez et revenez plus tard. Si votre collègue n’est pas au téléphone,demandez la permission de l’interrompre en disant : « Est-ce un bon moment pour te parler? » Si on vous dit de revenir dans quelques minutes, ne soyez pas offusqué(e). N’engagez pas de conversations personnelles au bureau, faites-le, si vous le désirez, à la pause ou au lunch.
10. N’exagérez pas l’utilisation du parfum. Il y a de plus en plus d’allergies et les gens sont trop timides pour le dire. Ils préfèrent endurer. Droits de la personne ou non, nous vivons en société, ne l’oublions pas.
11. N’utilisez pas le courriel de l’entreprise à des fins personnelles.
12. Ne donnez pas d’opinions personnelles autant en envoyant un courriel qu’au téléphone car, si vous le faites, vous engagez par le fait même l’entreprise. Les afficheurs existent et les courriels peuvent être retracés.
13. Respectez les aires de réception. Parlez moins fort. Évitez les conversations négatives, les potins ou les familiarités où que vous soyez dans l’édifice ou à l’extérieur. Le sourire est silencieux et tout aussi efficace.
14. Évitez le harcèlement par courriel. Malheureusement cela existe! Utilisez les majuscules comme vous le faites pour une lettre, sans plus. Évitez les textes en rouge ou en gros caractères.
15. Choisissez vos mots, soyez poli(e) aussi dans vos écrits. Évitez l’abus des mots «Urgent» ou «Prioritaire». La couleur universelle des polices de caractère utilisée dans un courriel est le noir. Utilisez une police qui se lit facilement (Times New Roman, Courrier, Arial, Helvetica, Tahoma), grosseur 11 ou 12 points, comme pour les télécopies.
16. La première chose à faire lorsque vous composez un courriel qui contient un document attaché, est d’attacher celui-ci. De cette façon, vous vous éviterez d’avoir à écrire un deuxième message disant : « Voici le document qui a été oublié.»
17. La dernière chose à faire lorsque vous composez un courriel, est d’inscrire le nom du destinataire. De cette façon, en cas de distraction, vous n’enverrez pas un message non terminé.
18. Remerciez un collègue qui vous a aidé ou qui vous propose son aide.
19. Si vous êtes dans le bureau de votre patron et que son téléphone sonne, levez-vous et sortez. S’il vous fait signe de rester, assoyez-vous et soyez à l’aise. Il appréciera votre discrétion.
20. Habillez-vous convenablement pour bien représenter votre entreprise et votre profession. La sobriété a bien meilleur goût. Un code vestimentaire écrit et détaillé est un plus pour l’entreprise et il facilite la vie des employés. Si vous avez peur du mot « code » à cause de sa signification punitive, appelez-le autrement.
Ginette Salvas
École internationale d’étiquette et de protocole
www.ginettesalvas.com