Si vous voulez que votre réunion soit une réussite, misez sur les règles du protocole et de l’étiquette.
Pour différentes raisons, on convoque des réunions au bureau et celles-ci doivent, dans tous les cas, être organisées avec autant de tact et de diplomatie que lorsque vous organisez un congrès ou un séminaire dans un hôtel.
Réunions pour les cadres d’une même entreprise
L’organisateur d’une réunion ou le président d’assemblée doit penser à certains détails importants.
1. On ne convoque pas une réunion un vendredi après-midi ou la veille d’un jour férié. On ne convoque pas non plus de réunions durant les semaines de relâche scolaire ni durant les vacances du temps des fêtes. Autant que possible, on les évite également pendant les vacances estivales.
2. Avant d’organiser une réunion avec un visiteur international, on vérifie les dates des congés dans son pays ainsi que les habitudes culturelles du milieu des affaires de ce pays.
3. On choisit un matin de préférence, car les gens sont en plus grande forme.
4. La réunion est annoncée à l’avance, surtout si vous avez des invités qui viennent de l’extérieur.
5. Un ordre du jour est rédigé et envoyé d’avance avec les détails si nécessaire. De cette façon, les participants auront le temps de se préparer. La réunion doit commencer à l’heure précise, car on ne doit pas pénaliser les gens qui respectent l’horaire. Elle ne dépassera pas l’heure de clôture prévue.
6. On fera les présentations d’usage des nouveaux venus en mentionnant leur prénom, leur nom, leur titre et leurs responsabilités.
7. La salle de réunion doit être confortable et tout doit être organisé pour assurer le confort des invités (papier, stylo, eau, café, jus).
8. À la fin de la réunion, l’on remercie tous les participants.
9. Afin d’éviter les problèmes d’assignation des places, il sera convenable de mettre des cartons d’identification sur la table. On doit se rappeler que le siège à droite du président d’assemblée est réservé à ses invités d’honneur et/ou à ses pairs, par ordre d’importance. La gauche est considérée également comme une place d’honneur mais de deuxième choix. Les invités ne s’assoiront à côté du président d’assemblée que s’ils y sont conviés. Si vous participez à une réunion à titre d’invité, n’oubliez pas de demander où vous pouvez vous asseoir. Il peut y avoir des endroits stratégiques. N’oubliez pas non plus de lever la main pour demander la parole.
Disposition de la salle
1. Planifiez. Les réunions bien orchestrées ont été planifiées.
2. Assignez les places en vous basant sur la hiérarchie et sur les invités.
3. Prévoyez le nombre de documents nécessaires.
4. Assurez-vous que l’équipement technique est fonctionnel.
5. Prévoyez les rafraîchissements.
6. Ayez soin d’accueillir chacun des participants.
7. Remerciez les participants de leur participation.
En tant que participant, si un siège vous est assigné, respectez la décision de l’organisateur. On vous a assigné une place particulière pour une raison précise : à cause de votre compétence, des langues que vous parlez, de votre degré d’intérêt, de votre don de la parole ou de l’écoute, etc. Si vous décidez de changer de place pour vous asseoir près des gens que vous connaissez, vous venez de changer la planification.