L’organisation d’un événement est assez complexe, surtout lorsque nous recevons des personnalités publiques et des invités d’honneur. Dans le but d’organiser des événements mémorables, il importe de connaître les règles de base du protocole utilisées lors de ces événements, afin d’offrir le meilleur service possible à vos clients.
J’ai remarqué que dans beaucoup de situations, l’assignation des places est décidée en ne tenant pas compte des tableaux des préséances utilisés par les gouvernements fédéral et provincial. On ne tient pas compte non plus de l’alternance hommes-femmes ni de la hiérarchie. Pourquoi risquer de blesser certaines personnes? Faire asseoir un invité d’honneur à une extrémité de la table n’est pas convenable. Porter le premier toast alors qu’on est invité ne se fait pas. Ne pas respecter l’ordre dans la prise de parole dénote un manque de connaissances.
Les salutations
Qui saluer en premier lieu? Le maître de cérémonie est le seul à saluer les invités au tout début des allocutions. Les conférenciers n’ont pas à répéter les noms des invités. Tenez-vous-en à 5 salutations et regroupez les invités comme dans l’exemple ci-dessous :
- Monsieur le Premier Ministre;
- Mesdames et Messieurs les ministres;
- Messieurs les députés;
- Membres de la Chambre de commerce;
- Distingués invités.
Les drapeaux
Où placer les drapeaux sur une scène? Les drapeaux sont placés pour satisfaire aux exigences des gouvernements canadien et québécois. Ils sont à gauche (vus de l’assistance). Ils sont tous de la même hauteur et de la même dimension. Ils sont placés plus haut que le conférencier, dans l’ordre suivant :
- Pays – à l’extrême gauche lorsque vu de la salle
- Province – au centre
- Municipalité (s’il y a lieu) – à droite
Le drapeau d’un organisme privé sera placé à droite et éloigné des 3 drapeaux précités.
Si l’événement a un caractère international, il faudra respecter l’ordre suivant :
- Pays hôte (la préséance est donnée au pays hôte);
- Pays étranger;
- Provinces canadiennes;
- Provinces étrangères;
- Villes canadiennes;
- Villes étrangères;
- Institutions locales ;
- Institutions étrangères.
Dans le cas où plusieurs pays participent, l’ordre alphabétique français sera utilisé si l’événement a lieu dans une province ou un pays francophone et l’ordre alphabétique anglais sera utilisé si l’événement se passe dans un pays ou une province anglophone.
Lorsque les pays membres de l’Union Européenne participent à un événement, le drapeau de l’Union européenne précède ceux des autres pays membres.
Les allocutions
L’ordre de la prise de parole est assez simple. Un maître de cérémonie ouvre la présentation en saluant et remerciant les participants. Les personnes les moins importantes en hiérarchie parlent au début, pour garder les invités les plus prestigieux pour la fin.
Il peut arriver qu’une personnalité politique demande de s’adresser plus tôt à l’auditoire à cause de conflits d’horaires. Il faut alors modifier l’ordre en conséquence. À la fin des discours, le maître de cérémonie remercie les orateurs et les participants.
On doit éviter de donner la parole à plus d’une personne représentant la même entreprise, afin de ne pas diluer le message. Sites Web suggérés :
- http://www.pch.gc.ca/pgm/ceem-cced/prtcl/index-fra.cfm (préséance et protocole, Gouvernement du Canada)
- http://www.mri.gouv.qc.ca/fr/informer/protocole/index.asp (préséance et protocole, Gouvernement québécois)
Un Webinaire sur ce même sujet sera présenté à l’intention des personnes qui organisent des événements. Il aura lieu le 27 septembre 2011 de midi à 13 h, au coût de 95 $ par entreprise, plus les taxes. Inscrivez-vous maintenant sur le site : www.ginettesalvas.com/webminaire_37.html